A pandemia do novo coronavírus completou um ano no mês de março e pelo que tudo indica ainda levará algum tempo para que todos possam voltar a ter uma vida normal. Enquanto isso, muitos segmentos têm lançado mão do trabalho remoto. Os cartórios extrajudiciais são um deles, que, embora continuem de portas abertas por serem considerados serviços essenciais, oferecem muitos serviços de forma digital por meio das centrais eletrônicas.

Porém, para garantir todos os serviços prestados com qualidade e sem interrupções, além do investimento em uma equipe de trabalho competente, também é essencial que se invista em uma boa empresa de TI, que será responsável pela instalação e monitoramento dos sistemas que darão todo suporte para notários e registradores neste momento.

Além de otimizar processos, a tecnologia da informação é uma ferramenta que, com o treinamento adequado da equipe, garante maior eficiência, produtividade e diminuição de custos. Isso porque a TI facilita as operações, evitando retrabalhos, que possam gerar horas extras, encargos trabalhistas, obrigações, e erros humanos, que possam afetar a saúde financeira do cartório.

A segurança digital, também é garantida por uma boa estrutura de TI, por isso, muitas organizações têm criado projetos de segurança digital com pesquisas para programas antihackers e orientações internas de como gerenciar documentos de forma segura. Além disso, é possível lançar mão de softwares e ferramentas que vão aumentar o nível de proteção das informações armazenadas no sistema. Para os cartórios, esse é um ponto fundamental, uma vez que lidam com dados pessoais que precisam ser mantidos em segurança.

Outro ponto importante a se considerar na hora de investir nesta ferramenta, é a publicação do Provimento 74/2018 pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que estabelece padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados e a publicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Lei 13.709/2018 – que exigirá ainda mais a presença de profissionais de TI extremamente qualificados.

Todos esses cuidados em torno da estrutura de TI garantem a prestação de serviço dos cartórios extrajudiciais de forma eficaz e com muita qualidade.

*Joelson Sell é um dos fundadores da Escriba Informatização Notarial e Registral, além de Diretor de Relações Institucionais da empresa.