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Inclusão digital nos cartórios: a adoção abrangente de softwares em nuvem

Os cartórios, historicamente associados a processos burocráticos e papelada extensa, estão passando por uma revolução digital. A inclusão de softwares em nuvem, por exemplo, tem modernizado cada vez mais essas organizações, proporcionando uma maior produtividade.

A adoção dessa solução é uma estratégia cada vez mais relevante para os cartórios, uma vez que oferece uma série de benefícios que podem impulsionar a sua eficiência operacional.

Algumas unidades extrajudiciais de pequeno e médio porte também enfrentam desafios específicos em um cenário tão dinâmico por operarem com recursos limitados. No entanto, a incorporação de software em nuvem emerge como uma solução acessível para simplificar os processos e melhorar a prestação de serviços.

Com este modelo de negócio, os cartórios não precisam realizar a instalação e nem manter e atualizar hardwares ou softwares na infraestrutura local. Tudo isso é feito por gerenciamento e de forma simultânea. E o seu acesso se dá de forma fácil e simples: basta ter uma boa conexão com a internet e os requisitos mínimos de infraestrutura computacional.

As unidades extrajudiciais também podem evitar altos custos iniciais associados à compra e manutenção de servidores locais. Por ser um modelo de pagamento baseado em assinatura, os gastos são menores.

A falta de espaço físico para armazenamento de documentos é outro fator recorrente nos cartórios. Na versão cloud computing, essas preocupações são sanadas, pois, as informações serão armazenadas um espaço virtual, acessadas remotamente.

Outro ponto positivo de um software em nuvem é que não existe a necessidade de manter um setor de Tecnologia da Informação (T.I.) no cartório para garantir o correto funcionamento do sistema. A responsabilidade por monitorá-lo e operacionalizá-lo ficará a cargo da empresa que o disponibilizará, além de manter a segurança da informação e sua estabilidade.

Vale ressaltar que são regularmente atualizados pelos provedores, garantindo que os contratantes tenham acesso às últimas funcionalidades e correções de segurança sem a necessidade de intervenção manual.

Além de todos esses benefícios, é importante lembrar que os provedores de serviços em nuvem também investem em medidas de segurança, proporcionando altos níveis de proteção para os dados. Isso inclui backups automáticos, criptografia e proteção contra ameaças cibernéticas. Os dados estarão seguros, mesmo que haja perda de equipamento ou desastres como incêndio ou roubo. Ter um backup na nuvem significa ter uma camada extra de proteção para o ambiente.

Por último, e não menos importante, o uso de ferramentas em nuvem também facilitam a comunicação e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe, promovendo uma interação ainda mais eficiente entre os colaboradores.

A abrangência dos softwares em nuvem tem crescido e se tornado de fácil acesso para cartórios de qualquer tamanho. Os softwares em nuvem representam uma ferramenta poderosa para a transformação digital. As unidades extrajudiciais podem superar suas limitações orçamentárias, melhorar a eficiência operacional e posicionar-se de maneira competitiva em um mercado em constante evolução. A jornada para a nuvem não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para os cartórios, incluindo os de pequeno e médio porte, que buscam prosperar na era digital.

*Joelson Sell é um dos fundadores da Escriba Informatização Notarial e Registral, além de Diretor Comercial e Marketing da empresa.