Por Joelson Sell*

Certas práticas adotadas de gestão podem ajudar a aumentar a eficiência das organizações. Os cartórios são um exemplo do quanto podem se beneficiar com isso. Mas, como?

Utilizar ferramentas que integrem informações e fluxos de gestão, por exemplo, evita a duplicidade de atividades, além de minimizar o retrabalho.  As informações acabam fluindo a favor da serventia e favorecem, inclusive, nas tomadas de decisões de interinos, substitutos e gestores das áreas.

Desde os primórdios, os cartórios desempenham um papel fundamental na manutenção da legalidade e na organização de documentos públicos. Por isso, possuir uma gestão eficiente e ter o controle de fluxos de trabalho são desafiadores devido ao grande volume de atos.

Nestes casos, as ferramentas de fluxos e gestão emergem como soluções indispensáveis para otimizar essas operações, garantindo eficiência e a conformidade necessária.

A implementação desses sistemas específicos permite a automatização de tarefas repetitivas, a redução de erros humanos e a melhoria na comunicação interna.

Para uma implementar de forma bem-sucedida, é recomendado:

• Realizar um diagnóstico detalhado das necessidades do cartório.
• Escolher ferramentas que se integrem bem com os sistemas existentes.
• Investir em treinamentos para os funcionários.
• Monitorar continuamente a eficácia do sistema implementado e fazer ajustes conforme necessário.

A adoção desse tipo de tecnologia é um passo essencial para a evolução dos cartórios no cenário atual. Uma gestão adequada não só assegura que os processos sejam realizados de maneira correta e dentro dos prazos, mas, também, melhora a satisfação dos próprios colaboradores e, consequentemente, dos clientes. Afinal, como diria Peter Drucker: “Você não consegue gerenciar o que você não consegue medir”.

Em um mercado cada vez mais competitivo, a eficiência e a organização são fatores cruciais para o sucesso de qualquer serventia. Por isso, agora temos a ferramenta ideal para você organizar, controlar e otimizar a gestão do seu cartório: o Esdras Gestão. 

É um sistema rápido, completo e ideal para quem busca uma gestão eficiente e ágil do cartório.

✔ Possui dashboard, facilitando o entendimento de todo o volume de trabalho da serventia;

✔ Com o Kanban, o usuário tem uma visualização rápida e ampla do andamento das tarefas.

✔ Dispõe de um painel de acompanhamento que permite o gestor saber em tempo real quantas atividades estão em atraso, em aberto ou em andamento.

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*Joelson Sell é um dos fundadores da Escriba Informatização Notarial e Registral, além de Diretor Comercial e de Marketing da empresa