A experiência do consumidor é um fator decisivo para ele retornar ou não a um estabelecimento. Além disso, é uma das estratégias fundamentais para fidelizar clientes e gerar advogados da marca – que são pessoas que gostam de uma empresa, indicam seus serviços e a defendem perante a concorrência.
Nos cartórios, uma boa experiência do consumidor é definida por um atendimento rápido, eficiente, simpático e que realmente resolva os problemas dos clientes. É ideal que cada cartório realize uma pesquisa com seu público-alvo para entender quais são as expectativas e traçar estratégias para atingi-las e até surpreendê-las.
4 Dicas para melhorar a experiência do consumidor no cartório
Para aprimorar a experiência do consumidor e ampliar os resultados positivos do seu cartório, é possível modificar alguns procedimentos e tomar pequenas ações. Confira nossas dicas!
1.Atendimento rápido
A maioria das pessoas que vão ao cartório desejam resolver pendências rapidamente. Por isso, tome medidas para diminuir o tempo de espera. Uma das melhores maneiras de fazer isso é aderindo ao uso da tecnologia. Há diversos softwares que automatizam o trabalho e permitem que eles seja realizado rapidamente e com menos possibilidade de erros.
Como evitar que o cartório fique inativo por muito tempo?
Todo cartório deve ter um servidor que permita a retomada do atendimento em até 15 minutos, caso aconteça alguma pane do servidor principal. Trata-se de uma norma do Provimento nº 74/2018 que determina as regras de segurança de dados para os cartórios. Para atender ao requisito, a partir do dia 27/01/2019, você poderá contar com a ferramenta E-Replic que mantém informações seguras e a excelência do seu atendimento.
2. Treine seus funcionários
Instrua seus colaboradores a serem simpáticos e focar em resolver o problema do cliente de forma rápida e eficiente. Uma dica é fazer frequentemente pequenos treinamentos para alinhar o atendimento com a equipe. Afinal, para a experiência do consumidor funcionar como estratégia de fidelização, o cliente precisa retornar ao cartório e encontrar a mesma excelência no atendimento, independente de quem o atenda.
3. Surpreenda seus clientes
Para proporciona uma excelente experiência do consumidor, entregue mais do que ele busca! Por exemplo, se para solicitar um serviço o cliente precisa de um documento específico, instrua como conseguir.
A missão do atendimento do seu cartório deve ser oferecer a melhor solução. Pense que o problema do seu consumidor também é seu, o sucesso do cliente é o seu alvo.
4. Analise o desempenho do cartório frequentemente
É ideal que o atendimento não reduza a qualidade. Para manter a melhora constante é preciso sempre realizar análises, conferir o que está dando certo, quais são as falhas e como revertê-las.
Para analisar a experiência do consumidor, faça pesquisa de satisfação com seus clientes, pergunte aos colaboradores quais são os problemas mais frequentes, as dificuldades e o que eles acreditam que podem ser melhorados. Uma caixa de sugestão com papel e caneta para facilitar o preenchimento, pode ser um bom aliado. Após examinar tudo, trace as estratégias necessárias e estabeleça um prazo para serem feitas.
Case de sucesso: cartório em Pernambuco é destaque por investir na experiência do consumidor
O tabelião Filipe de Andrade Lima decidiu investir na modernização do cartório de Notas mais antigo de Pernambuco, datado de 1841. Dr. Filipe optou em deixar para trás a imagem antiga de cartório e atualizar os processos e equipamentos para melhor atender a população.
As principais mudanças realizadas no cartório foram o investimento em inovação, tecnologia e a capacitação da equipe. Tais atualizações tem gerado grandes resultados positivos e tornado o 1º Tabelionato de Notas de Pernambuco referência na região nordestina. Tanto que o cartório saiu do sétimo para o segundo lugar em faturamento entre os cartórios de notas do Estado e prevê um crescimento em 2018, em relação ao ano anterior, com 30% dos dividendos.
Investimento em tecnologia no cartório
O time de colaboradores agora conta com profissionais que dominam mais de um idioma, devido a uma demanda muito grande de estrangeiros na região pernambucana que geralmente solicitam entrada no pedido de cidadania.
Em entrevista ao Diário de Pernambuco, Felipe afirma que sua equipe está sempre disposta a resolver problemas dos clientes. “Nosso lema é pensar prático e agir de forma segura. Se você tem conhecimento jurídico sólido, consegue soluções não óbvias para resolver os problemas”, afirma o tabelião que também é vice-presidente do Colégio Notarial do Brasil e conselheiros na União Internacional do Notariado.
Tecnologia e segurança nos cartórios
O cartório de Notas de Pernambuco é cliente Escriba e, se assim como ele, você deseja modernizar seu cartório e obter grandes resultados, conheça as nossas soluções! A Escriba oferece sistemas desenvolvidos especialmente para a atividade notarial e registral que contribuirão para reter e fidelizar mais clientes.
Conheça nossas soluções e invista no crescimento do seu cartório.
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