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A utilização do ChatGPT como auxílio para os cartórios

Por Joelson Sell*

Uma das ferramentas de tecnologia que se tornou assunto na internet foi o ChatGPT, inteligência artificial (IA) que imita a linguagem humana. Considerado o queridinho do momento, o chatbot on-line é usado para responder perguntas de forma personalizada. É muito simples: você pergunta e ele responde.

A ferramenta utiliza um algoritmo com redes neurais que analisam grandes volumes de dados para gerar respostas para qualquer tipo de pergunta ou comando que você fizer. Quando o usuário pergunta, o ChatGPT analisa a entrada, processa a informação e retorna com uma resposta. Todo esse processo é baseado em probabilidades, entregando respostas que sejam apropriadas para o questionamento.

Muitas pessoas começaram a explorar esse recurso e perceberam que ele pode ter diversas utilidades, ajudando, inclusive, na rotina de uma organização. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Fishbowl, aplicativo que promove contato e troca de experiências entre profissionais de um mesmo setor, 43% dos entrevistados usam o ChatGPT em seus trabalhos. Mais de 11.700 dados de trabalhadores de empresas como Amazon, IBM, Meta, Twitter, entre outras, foram levantados.

Ainda que para muitos empreendedores a ferramenta possa parecer um campo desconhecido e cheio de desafios, o seu uso pode trazer diversas aplicações úteis. Dentro de um cartório, por exemplo, pode ser aplicado de diversas maneiras.

Atendimento ao cliente

Os colaboradores de uma unidade extrajudicial podem utilizá-lo como auxílio no atendimento ao público. O ChatGPT pode trazer respostas de perguntas frequentes de clientes sobre procedimentos, documentos necessários, prazos, taxas e outras informações relevantes.

Suporte interno

Neste caso, os funcionários do cartório podem fazer perguntas para esclarecer dúvidas sobre processos internos, regulamentos ou qualquer outro aspecto relacionado ao seu trabalho diário. Além disso tudo, também existe a possibilidade de programar o chatbot para realizar tarefas repetitivas e rotineiras, liberando os colaboradores para que possam lidar com atividades mais estratégicas e complexas.

Assistência na elaboração de documentos

É possível recorrer ao ChatGPT para obter assistência na elaboração de documentos, como escrituras públicas, contratos e outros tipos de registros. Isso pode ajudar a garantir que os documentos sejam redigidos de acordo com as normas legais e regulamentares. Além disso, se o cartório atende clientes que falam diferentes idiomas, a tecnologia pode ser utilizada para traduzir documentos e auxiliar na comunicação.

Apoio na pesquisa de leis e regulamentos

O sistema auxilia na pesquisa de leis, regulamentos e jurisprudência relevante, fornecendo informações que podem ser extremamente úteis e indispensáveis. Por exemplo: “O que é o Provimento nº 74/2018 da Corregedoria Nacional de Justiça?”.

Geração de relatórios e análises

O ChatGPT ajuda na geração de relatórios e análises a partir de dados coletados, facilitando o acompanhamento de métricas de desempenho e identificação de tendências.

Escolha de fornecedores

Ficou em dúvida sobre quais fornecedores escolher para o seu negócio? A ferramenta pode trazer uma lista de empresas que atendem o seu segmento. Veja um exemplo: “Qual a melhor impressora do mercado?”.

Apoio no recrutamento e seleção

A equipe de Recursos Humanos de um cartório pode usar o sistema para ter ideias de quais perguntas fazer aos candidatos de áreas mais técnicas para os recrutamentos e seleções.

Atenção:  o ChatGPT é um recurso relativamente novo e ainda está sendo aperfeiçoado. Portanto, é necessário ficar atento e acompanhar as diretrizes e políticas em relação ao seu uso. Ele deve ser usado como um apoio e a veracidade das informações precisam ser averiguadas, uma vez que pode trazer respostas errôneas.  Afinal, ainda que o sistema represente um grande avanço no setor de IA, é importante lembrar que ferramentas como esta são projetadas para auxiliar e não para substituir os humanos.

A implementação do ChatGPT ou de outras tecnologias em um cartório deve ser cuidadosamente planejada e integrada ao fluxo de trabalho existente. As serventias devem investir e desenvolver um entendimento sobre a IA, passando por aprimoramento profissional, com cursos, workshops ou, até mesmo, buscando um diploma avançado.

*Joelson Sell é um dos fundadores da Escriba Informatização Notarial e Registral, além de Diretor Comercial e de Marketing da empresa.