Por Joelson Sell* 

A gestão é um aspecto importante para garantir a eficiência, transparência e qualidade dos serviços prestados. Em um ambiente cartorário, por exemplo, envolve diversos processos e atividades que visam otimizar o seu funcionamento e atender às demandas dos clientes de forma ágil e precisa.

Abaixo, temos alguns exemplos de como é possível executá-la:

Capacitação de equipes

Investir na formação e capacitação dos colaboradores é muito importante para que todos estejam aptos a lidar com diversas demandas do cartório.

Melhorias no atendimento

Enquanto não existir uma boa comunicação dentro das próprias unidades extrajudiciais, o público não será bem atendido. É preciso, sobretudo, mais organização e transparência dentro dos ambientes cartorários.

Gestão financeira de qualidade

É necessário monitorar as finanças do cartório, manter os controles de custos, analisar a rentabilidade e adotar práticas de economia eficientes.

Automatizar processos

Atualmente, com a tecnologia em alta, torna-se indispensável a utilização de sistemas informatizados para gerenciar documentos, registros e procedimentos. Além disso, ferramentas que garantam a qualidade dos serviços prestados e padronizem os processos também são essenciais para uma melhor organização da serventia.

Neste último exemplo, utilizar uma solução de gestão no cartório que organize as tarefas diárias, melhora a rotina e reduz o tempo gasto em atividades manuais. Afinal, monitorar os afazeres das equipes pode se tornar algo complexo em meio a correria do dia a dia.

Atualmente, no mercado, existem muitas ferramentas que permitem uma visualização mais rápida e ampla no andamento das tarefas, seja através de dashboards, gráficos e relatórios. Além disso, também sinalizam quem são responsáveis por cada uma delas e quais são os seus níveis de urgência.

Desta forma, o substituto ou interino consegue saber em tempo real, e por colaborador, quantas atividades estão em atraso, em aberto ou em andamento. Essas análises o auxiliam para que possa atuar junto com suas equipes, identificar as demandas e distribui-lás da melhor forma possível.

Outro ponto bem importante é acompanhar os índices das execuções dessas tarefas. Isso se torna indispensável para mensurar os resultados das operações e dos setores, uma vez que auxiliam nas tomadas de decisões.

Escolher a ferramenta de gestão certa e utilizá-la de forma efetiva são aspectos essenciais para o sucesso do cartório, além de garantir a entrega das atividades dentro dos prazos previstos.

*Joelson Sell é um dos fundadores da Escriba Informatização Notarial e Registral, além de Diretor de Negócios da empresa