Você já parou para analisar todos os processos de informatização do cartório? Já imaginou o número de informações e dados armazenados nos computadores e servidores da sua serventia? Pensou em quantos equipamentos de hardware precisam para que suas atividades funcionem corretamente?

É comum que uma pequena falha em uma dessas rotinas resulte em longos períodos de inatividade e, consequentemente, no aumento de filas para atendimento, causando insatisfação em seus clientes. Somado a isso, a má administração desses processos e a falta de suporte técnico podem ocasionar a perda de dados importantes. Por esses motivos, no cenário atual, é raro encontrar organizações que se mantem no mercado sem o apoio de um profissional de TI, que, além de zelar pela infraestrutura, permite que o processo de atendimento e gestão seja mais ágil e inteligente.

Ao selecionar uma equipe para cuidar desses recursos no cartório, garantimos a presença de alguém que conseguirá pensar na gestão da informação de uma forma geral e abrangente, apresentando soluções específicas para cada processo interno, otimizando resultados e eliminado falhas ou retrabalhos. Com profissionais adequados, é possível implementar novas tecnologias com segurança e eficiência.

Como a tecnologia está cada dia mais presente nas rotinas do cartório, listamos algumas vantagens que a TI poderá trazer para sua serventia:

• Segurança: não há dúvidas de que todos os dados de uma instituição são importantes, para mais, muitas das informações recebidas e registradas nos sistemas dos cartórios são confidenciais e requerem cuidado. Diante disso, um profissional de TI poderá sugerir e implementar a medida de segurança mais adequada para proteção de dados, que podem ser soluções de monitoramento, bloqueio, controle de acesso ou até mesmo um firewall.
• Produtividade: por meio do investimento em tecnologia da informação, é possível implementar novos sistemas que automatizam e otimizam as rotinas internas. Além disso, por meio do suporte desses profissionais, pode-se evitar lentidão e falhas nos processos.
• Praticidade: a tecnologia possibilita quebrar barreiras e tornar a comunicação mais fácil e rápida. Um profissional de TI que acompanha e entende das evoluções do mercado pode agregar ao cartório soluções e ferramentas atualizadas que facilitam o disparo de mensagens, gerenciam o relacionamento com o cliente e sincronizam agendas, trazendo mais praticidade e agilidade para os processos do cartório.

Hoje, é possível recrutar um profissional para executar essas atividades, alocado dentro da serventia, ou então, contratar uma empresa especializada que preste esse serviço. A decisão pela terceirização ou o recrutamento de alguém de TI depende de alguns fatores como tamanho do cartório, número de colaboradores e quantidade de atendimentos. Independente da escolha, vale a pena avaliar a implantação dessas medidas, a fim de manter o cartório atualizado, eficiente e seguro.