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A importância da gestão de qualidade dentro dos cartórios

Por Joelson Sell

Muitas pessoas, de um modo geral, ainda possuem a imagem de que os cartórios prestam serviços morosos e pouco eficientes. Porém, esse estigma vem sendo mudado com a incorporação da gestão de qualidade dentro das unidades extrajudiciais.  

A gestão de qualidade é uma forma de administração estratégica, que promove uma visão sistêmica de todos os seus processos, permitindo medi-los, controlá-los e melhorá-los. O método traz eficiência para a empresa e, como consequência, a satisfação de seus clientes. 

Mas como promover esta melhoria contínua dentro do cartório?  

De acordo com a Lei nº 8.935/94, o responsável pela gestão administrativa e financeira de uma unidade extrajudicial é o titular. E ele pode aplicar alguns pontos que podem trazer mais efetividade, como: 

GERENCIAR OS PROCESSOS 

Conhecer as áreas e as etapas do seu negócio e a forma como elas se conectam é essencial para aprimorá-las. Por isso, é muito importante mapear os processos e analisar o que está ou não em conformidade. É preciso entender as ligações entre os setores, ouvir as partes envolvidas e reunir informações para tomar as decisões corretas.  

MANTER A QUALIDADE NO ATENDIMENTO 

Quando se tem profissionais motivados, equipamentos e sistemas apropriados, dificilmente haverá impacto na produtividade da equipe. Treiná-los e capacitá-los é importante, pois, além de motivá-los, a fidelidade do cliente será mantida como uma consequência.  

TER A TECNOLOGIA COMO SUA AMIGA 

A gestão de qualidade abrange uma série de ferramentas e soluções. Os sistemas para cartórios, por exemplo, estão inclusos nesses quesitos. Um sistema prático, eficiente e otimizado também faz parte da melhoria contínua. Investir em tecnologia é um ponto bem importante para a gestão de qualidade.  

FOCAR NO CLIENTE 

Um cartório que aplica a gestão de qualidade nos seus processos internos retém mais clientes, já que o consumidor busca por produtos e serviços que atendam às suas necessidades com excelência.  

A busca pela gestão da qualidade pode levar o cartório a ganhar e a ser reconhecido pelas certificações 5S, ISO 9001 e NBR (norma de responsabilidade social da Associação Brasileira de Normas Técnicas) e, também, pelo Prêmio de Qualidade Total (PQTA) da Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg-BR).

Inclusive, a Anoreg-BR está promovendo a 19ª edição do PQTA. Essa iniciativa tem como objetivo reconhecer e valorizar os serviços notariais e de registro que se destacam pela excelência, qualidade e eficiência na gestão organizacional e na prestação de serviços aos usuários. 

As inscrições estão abertas e podem ser feitas por meio do site oficial do PQTA. 

*Joelson Sell é um dos fundadores da Escriba Informatização Notarial e Registral, além de Diretor Comercial e de Marketing da empresa.