O planejamento anual do cartório é uma atividade importante que os gestores devem considerar dentre suas atribuições e adotar como prática. É um documento essencial para acompanhar a qualidade dos serviços e torná-lo destaque em sua região de atuação. Por isso, nós selecionamos seis pontos relevantes ao elaborar e executar um planejamento. Confira!  

Faça uma boa análise do ambiente interno e externo 

A análise dos ambientes que envolvem o cartório são requisitos essenciais e uma etapa importante na elaboração do planejamento anual. Pesquise a fundo os ambientes dentro e ao redor do cartório para detectar o que pode influenciar nas melhorias. 

O ambiente externo engloba os cenários: político, econômico, socioambiental e tecnológico. Já o ambiente interno diz respeito ao funcionamento do cartório, processos e colaboradores. Além de indicadores, como índice de qualidade, satisfação do cliente, produtividade, clima organizacional, entre outros.

Um método muito usado para esse tipo de análise é o SWOT, sigla dos termos: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) . 

No quadro abaixo, exemplificamos de forma simples os conceitos que os gestores devem apontar como pontos fortes e fracos da serventia, bem como as oportunidades e ameaças identificadas:

Detecte problemas reais  

Apontar os problemas é importante para gerar objetivos reais. Inclusive, ao traçar as metas no planejamento, evite ser genérico e redigir frases como “melhorar os resultados”. É essencial exemplificar os ganhos que se pretende atingir.

Dedique-se a descobrir as falhas reais do cartório e ordene-as por prioridade para propor melhorias. Avaliar se falta treinamento para a equipe ou se algum software precisa ser atualizado, são um dos exemplos. 

Invista em inovação e tecnologia

Novos métodos de trabalho e softwares têm feito as instituições avançarem em termos de resultados, produtividade e segurança. Com os cartórios não é diferente. Para não deixar seu tabelionato ou ofício desatualizado, cogite novas formas de trabalho que agilizem os processos e conte com sistemas que auxiliam os serviços diariamente.

Envolva a equipe na execução do plano

Apresente as partes importantes do planejamento para a equipe, destaque o propósito do cartório, envolva todos nas ações e faça com que se sintam parte do plano. Isso motiva os colaboradores e faz com que sintam parte importante do negócio, aumentando a produtividade.

Revise o planejamento durante o ano

É comum, após a definição do planejamento, deixar o documento guardado em uma pasta e esquecê-lo ao longo do ano. Para evitar isso, defina períodos para revisá-lo, conferir o andamento das ações estipuladas e modificar o que for necessário para acelerar o seu cumprimento. Se possível, marque na agenda dias específicos do ano para revisão e garantia da execução do planejamento.

Monitore os resultados com frequência

A análise dos resultados não deve ser feita apenas no final do ano. É necessário monitorar constantemente o que está sendo gerado e também conferir o desempenho da equipe a cada mês.

Há diversos softwares que ajudam a medir os resultados com praticidade e eficiência. Para os cartórios, a Escriba desenvolveu com exclusividade o E-Indicadores, uma ferramenta de gestão que auxilia as serventias em questões essenciais como: tomada de decisão, pesquisas administrativas, análise do desempenho da serventia, entre outras ações da gestão do cartório.

Quer saber mais sobre o E-Indicadores? Fale conosco:

• negocios@escriba.com.br
• (41) 2106-1212